OBJETIVO

Definir una metodología interna para el tratamiento de la información personal utilizada en los procesos y procedimientos de PREMAC S.A.S.

ALCANCE

Esta política aplica para cualquier tipo de información personal que sea recopilada, utilizada, actualizada y/o almacenada en las bases de datos de PREMAC S.A.S., quien actuará como responsable del tratamiento de estos datos según lo establecido por las normas legales vigentes.

RESPONSABLES

El Área administrativa de PREMAC S.A.S. será la dependencia delegada para gestionar las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta sección se encargará de realizar el manejo interno que sea necesario con la finalidad de garantizar una respuesta clara, eficiente y oportuna al Titular del Dato; además contará con el apoyo de las otras oficinas de la empresa cuando este se requiera.

PERSONAL AL QUE VA DIRIGIDO

La presente Política Interna está destinada para ser aplicada por:

• Todas las dependencias establecidas y/o por establecer en PREMAC S.A.S.
• Empleados vinculados a PREMAC S.A.S., en especial aquellos que tengan a su cargo labores para el tratamiento de datos personales.
• Titulares de la información personal suministrada a PREMAC S.A.S. y así mismo sus representante(s) o persona(s) que actúe(n) en su nombre, previa autorización de los mismos.
• Organizaciones o personal autorizado por PREMAC S.A.S. para el tratamiento de datos personales
• Entidades externas a PREMAC S.A.S. que soliciten información personal, solamente bajo los casos que las Leyes autoricen.
•  

GENERALIDADES

 

DESCRIPCIÓN POLÍTICA INTERNA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La información posee un rol de vital importancia en el desarrollo de las interacciones empresariales, siendo posible dicha relación gracias en gran medida al buen tratamiento de datos. Lo anterior, implica valores tanto adquisitivos como morales permitiendo así que las compañías identifiquen y pongan mayor énfasis en las necesidades del cliente, mejore la comunicación tanto interna como externa, y al mismo tiempo incremente el nivel de ingresos para la entidad.

Sin embargo, en una época donde la implementación de la tecnología nos permite tener acceso a millones de datos en segundos, no deja de ser importante la seguridad y el control de manejo de estos datos. Como resultado de esto se han generado una serie de normas y directrices que permiten una administración transparente y eficaz de cualquier tipo de información, además de brindar principios, derechos y deberes a todos los implicados en el tratamiento de la misma.

PREMAC S.A.S. está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general; es por eso que ha adoptado la siguiente política de tratamiento de información personal, aplicada en todas las actividades que involucren total o parcialmente la recolección, el almacenamiento, el uso, la transferencia, la actualización y la eliminación de dicha información.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para PREMAC S.A.S. en calidad de responsable del tratamiento de datos; así como todos los terceros que obran en nombre de esta empresa, o que sin actuar en nombre de ella tratan datos personales por disposición de ésta como encargados. De igual manera, se compromete a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados, salvo los casos que establezca la ley.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y en general de las políticas contenidas en este documento deberá ser reportado vía correo electrónico a [email protected], o [email protected]; al teléfono (054) 3721844 – Fax: (054) 3721844; o físicamente a la Carrera 42 – N° 24 – 52, Autopista Sur – Itagüí (Antioquia).

 

MARCO LEGAL

• El artículo 15 de la Constitución Política de la República de Colombia establece que cualquier persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
• El artículo 20 de la Constitución Política expone que se garantiza a toda persona la libertad de informar y recibir información veraz e imparcial, salvo los casos que exceptúe la legislación colombiana.
• El artículo 21 de dicha norma señala que se garantiza el derecho a la honra y que será la ley quien señalará la forma de su protección.
• El artículo 23 de la señalada norma indica que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución de las mismas; con el fin de garantizar sus derechos fundamentales.
• La Ley Estatutaria 1266 del 31 de diciembre de 2008 dicta disposiciones generales del hábeas data y además regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
• La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 implanta las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural.

El literal f) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

• El artículo 25 de la misma ley estatutaria establece dispone que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
• El Decreto 1377 de 2013 reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• El artículo 4 del decreto en mención, instaura que la recolección de datos personales deberá limitarse a aquellos datos que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la que son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente; salvo en los casos expresamente previstos en la Ley; por lo que no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular.
• El artículo 5 del citado decreto, expone que el o los responsables del tratamiento de estos datos deberán adoptar procedimientos para la recolección de los datos, la autorización del titular para el tratamiento de los mismos e informarle a este último los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
• Los artículos 21, 22 y 23 del indicado decreto, establecen que los titulares de los datos personales tendrán derecho a consultar, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales recopilados por cualquier entidad pública o privada.
• El Decreto 1074 de 2015 por el que se Reglamenta al Sector Comercio, Industria y Turismo, en su Capítulo 25 reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

GLOSARIO

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos personales sensibles: Se entiende por datos personales sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Recolección: Se entiende por este al proceso de obtener la información necesaria de una persona interesada en utilizar los servicios y productos de PREMAC S.A.S., a través de la captura de información personal y sustancial hecha por un empleado, un tercero autorizado por la entidad o la misma persona, previa autorización.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En concordancia con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas sobre habeas data, PREMAC S.A.S. adopta los siguientes principios para la recopilación, uso, actualización, almacenamiento y demás actividades tendientes al tratamiento de datos personales:

• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento al que se refiere la presente política es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución, las Leyes y la política interna de PREMAC S.A.S., esta última debe ser informada al Titular;
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente política, la Constitución y las Leyes. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por la Ley;
• Parágrafo 1: Los datos personales, salvo la información de carácter público, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por PREMAC S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que PREMAC S.A.S. autorice para la intervención en el Tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la entidad o el Titular de la información.

MEDIOS UTILIZADOS POR PREMAC S.A.S. PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PREMAC SAS cuenta con cinco (5) bases de datos para el tratamiento de información personal:

SALES FORCE

Es un modelo de gestión online que permite orientar las relaciones con los clientes teniendo como finalidad la comercialización de productos y servicios por parte de los asesores comerciales, siendo esta una estrategia moderna para las ventas y el marketing. Este instrumento es utilizado como medio para recopilar, analizar y almacenar información esencial, obteniendo así ventajas competitivas que permiten enfocar y dar cumplimiento a los objetivos planteados por PREMAC S.A.S. dirigidos hacia la rentabilidad.

Esta herramienta permite gestionar datos específicos de clientes fijos y potenciales, dando como resultado un vínculo directo que generará la recopilación y el almacenamiento de información básica personal y/u organizacional, datos de ubicación y contacto, entre otros.

RECONOCIMIENTOS

Esta es una base de datos de tratamiento automatizado que tiene como finalidad reflejar información relativa a datos precisos sobre el transcurso del empleado en la empresa. Es de vital importancia debido a que permite llevar a cabo la gestión administrativa en lo concerniente al recurso humano, dando como resultado el cumplimiento de los derechos y deberes que poseen los empleados, tal como lo estipula la ley.

PERFIL SOCIODEMOGRÁFICO

Esta es una base de datos de tratamiento automatizado que tiene como propósito llevar un registro detallado sobre las características relevantes respecto a información social y económica de los empleados vinculados a PREMAC S.A.S., permitiendo así analizar la estabilidad real de cada uno de ellos y además dar cumplimiento a requerimientos legales.

REGISTRO LABORAL

Base de datos administrativa de tratamiento automatizado que contiene información personal y básica sobre el vínculo laboral del personal de la empresa e igualmente de los expedientes documentales en los que son conservados los diferentes registros del empleado.

La razón de ser de esta base de datos recae en la responsabilidad que posee la entidad con el control de la información de sus trabajadores, según como lo indican las políticas legales respecto a vinculación laboral y gestión de registros.

LEGIS (TERCEROS – EMPLEADOS)

Legis es una herramienta que permite optimizar los procesos de la empresa mediante la automatización, cuenta con un sistema que se maneja por módulos según las necesidades administrativas. PREMAC S.A.S. hoy maneja su contabilidad, inventarios, facturación, activos, cartera, compras, nómina, tesorería y administración (personalización), por medio de esta herramienta, la que genera unos registros con datos tanto de empleados como de clientes.

ARCHIVO HISTORIAS LABORALES

Historias laborales es una serie documental que contiene todos los documentos de carácter administrativo relacionados a la trayectoria del empleado en la empresa. Son expedientes que reflejan las actuaciones de la administración en lo concerniente a la relación (empleado-empresa)y que respetan el orden original en que se fueron generando cada uno de los documentos para evidenciar la secuencia de los trámites.

INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL

• Razón social: PREMAC S.A.S.

1. NIT:913.321-7
2. Ubicación: Carrera 42 # 24 52, Autopista Sur – Itagüí (Antioquia)
3. Recepción de correspondencia: Carrera 42 # 24 52, Autopista Sur – Itagüí (Antioquia)
4. Email: [email protected]
5. Teléfono / Fax: (4) 372 18 44.
6. Página Web: premac.co

TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD

El tratamiento de datos personales esta sujeto a los trámites administrativos necesarios para procesar la información cumpliendo con los requisitos de privacidad según las caracteristicas de los datos.

SOBRE LA RECOPILACIÓN DE DATOS PERSONALES

Deberán ser suministrados voluntaria y libremente los datos no sensibles de identificación personal tal como son nombres, apellidos, identificación, edad, género, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad y demás datos necesarios que sean solicitados en el proceso de registro.

PREMAC S.A.S. se compromete a realizar todos los esfuerzos tecnológicos disponibles a su alcance para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus clientes y/o usuarios, empleando razonables y actuales métodos de seguridad para impedir accesos no autorizados, mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información.

SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES

La información solicitada por PREMAC S.A.S. al Titular de la misma, podrá ser suministrada por cualquier medio incluyendo los electrónicos según se requiera. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales de todos nuestros clientes y/o empleados recopilados por PREMAC S.A.S. en el ejercicio de sus funciones, se reunirán en nuestras bases de datos, el almacenamiento de estas se realizará en las computadoras personales de los gestores de la información y en el servidor de PREMAC S.A.S., este último protegido virtual y físicamente en un lugar seguro. Solo personal autorizado puede acceder a él, además en  cuanto a la documentación física se garantiza su almacenamiento en condiciones optimas de orden y seguridad en el acceso.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

PREMAC S.A.S. se esfuerza en proteger tanto a sus usuarios como sí misma del acceso no autorizado o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que posee. La transmisión de datos a través de Internet o cualquier red inalámbrica no puede garantizarse que sea 100% segura.

En particular, PREMAC S.A.S.:

 

• Posee controles sobre sus sistemas de información.
• Revisa y mejora constantemente sus prácticas de recopilación, almacenamiento y procesamiento de información, incluidas las medidas de seguridad para la protección frente al acceso no autorizado a los sistemas.
• Maneja copias como respaldo de la información.
• Restringe el acceso a la información personal que posea de sus clientes y/o usuarios. A las personas que necesiten conocer tal información para procesarla en nuestro nombre están sujetas a estrictas obligaciones contractuales de confidencialidad y puedan ser sancionados o despedidos y denunciados ante la ley si no cumplen con estas obligaciones.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

Sin perjuicios hacia las excepciones previstas en las Leyes en el tratamiento de información personal, PREMAC S.A.S. requerirá la autorización previa, expresa e informada del titular de la información. Esta deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de PREMAC S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de la misma.

• Parágrafo 1. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
• Parágrafo 2. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN. La información que reúna las condiciones establecidas en la presente Política y en las normas, podrá suministrarse a las siguientes personas:
• A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• A los terceros autorizados por el Titular o por las Leyes.

DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA, UTILIZADA Y ALMACENADA POR PREMAC S.A.S.

 

DERECHOS DEL LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PREMAC S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a PREMAC S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento (cuando aplique);
• Ser informado por PREMAC S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

EJERCICIO Y PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS AL TRATAMIENTO DE DATOS

La Ley 1581 de 2012 proporciona a toda persona titular de datos personales una serie de garantías y poderes jurídicos frente al responsable de los datos personales. Estos derechos le garantizan tanto el poder de decisión y control que tiene sobre la información y que le concierne, como su derecho a la protección de la misma.  En adición, actúan como complemento del deber del responsable el cumplir con las obligaciones que le son impuestas en la Ley, permitiéndole identificar aquellos casos en los que el tratamiento pudiera no resultar ajustado a los mismos.

Para el ejercicio de los derechos en mención, se actuará de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 quienes definen a las siguientes personas como acreedoras de dichos derechos:

• Los titulares,
• Los causahabientes,
• Su representante o apoderado,
• Las personas que actúen a favor de otro o para otro.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

PREMAC S.A.S. cuenta con un servicio adecuado destinado, entre otras funciones a asegurar la debida atención de requerimientos, peticiones, consultas, quejas y reclamos relativos a protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y las leyes, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

El procedimiento a desarrollar una vez recibida la queja es:

• Se recibe la queja o reclamo por parte del cliente y/o usuario a través de un medio escrito, bien sea físico o digital (en caso de ser telefónica se le solicita al cliente que la realice vía correo electrónico).
• Una vez recibida la queja, esta se reenvía de inmediato a la dependencia encargada quien hará seguimiento al caso en compañía del personal asesor de PREMAC S.A.S. (si así lo requiriese el caso).
• La dependencia encargada de dar resolución al trámite contará con un (1) mes de plazo para dar solución al cliente y/o usuario, dependiendo de la clasificación del mismo.
• La dependencia que recibe el requerimiento del cliente y/o usuario será la responsable de cerrar el caso y realizar las acciones preventivas y/o correctivas, basado en el informe de quejas y reclamos que se realiza de manera trimestral de acuerdo con el indicador de efectividad.
• El funcionario de PREMAC S.A.S. responsable de tramitar todo lo relacionado con la queja, reclamo o solicitud deberá presentar un informe parcial a la dependencia encargada del trámite sobre el estado de la queja antes de treinta (30) días hábiles a partir de la fecha de la solicitud.

Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información (datos personales), podrá comunicarse con PREMAC S.A.S. escribiendo al correo [email protected], o así mismo usted podrá llamar a la línea de atención al cliente (57) 372 18 44 de lunes a viernes entre las 07:00 a.m. y las 05:30 p.m.

EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE TRATAMIENTO DE DATOS

 

DERECHO DE ACCESO

El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, PREMAC S.A.S. garantizará al titular su derecho de acceso en tres vías:

• La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
• La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
• La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo que se traduce en el deber que tiene PREMAC S.A.S. de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.

PREMAC S.A.S. garantizará el derecho de acceso cuando exista previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste y de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.

CONSULTAS

PREMAC S.A.S. garantizará el derecho de consulta. Este último se suministrará a las personas que actúen en ejercicio del mismo, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular o el representante del mismo.

Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales, PREMAC S.A.S. garantiza que existen medios de comunicación electrónica y telefónica.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

RECLAMOS

PREMAC S.A.S. garantizará el derecho a reclamo sobre corrección, actualización o supresión de información personal contenida en sus bases de datos o cuando se adviertan presuntos incumplimientos de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas:

• Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto se refiere a la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, una dirección para el envío la respuesta, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que administra PREMC S.A.S. con una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• Si por alguna circunstancia PREMAC S.A.S. recibiera un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

 

Se tendrán dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

• La primera, sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que PREMAC S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular.
• La segunda, puede ser sobre algunos tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para estudios de mercado.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a PREMAC S.A.S. indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la revocatoria parcial deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.

Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado.

IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por PREMAC S.A.S. señalados en el aviso de privacidad y en este documento, además deberá contener como mínimo, la siguiente información:

• Los Nombres y apellidos completos del titular, número de identificación y domicilio del mismo; además de un medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
• Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante y/o apoderado.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto a los que el titular busca ejercer alguno de los derechos.
• En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
• Parágrafo 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. PREMAC S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar la información personal que recopile a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados.

 

Con respecto a lo anterior, se tendrá en cuenta que PREMAC S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho.

 

• Parágrafo 2. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a PREMAC S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas sobre el Tratamiento de Datos Personales.

 

• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad por la que fueron recolectados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por PREMAC S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• La solicitud de supresión de la información no procediera.
• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, PREMAC S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes deberes:

• Garantizar que la información que se suministre a los operadores de PREMAC S.A.S. sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Reportar, de forma periódica y oportuna a PREMAC S.A.S. todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a PREMAC S.A.S.
• Implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información a PREMAC S.A.S.
• Solicitar cuando fuera el caso y conservar copia o evidencia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de la información, y asegurarse de no suministrar a los operadores ningún dato cuyo suministro no esté previamente autorizado, cuando dicha autorización sea necesaria, de conformidad con lo previsto en las normas.
• Certificar periódicamente a PREMAC S.A.S., que la información suministrada cuenta con la autorización de conformidad con lo previsto en la Constitución y las Leyes.
• Resolver los reclamos y peticiones que PREMAC S.A.S. realizase en alguna ocasión.
• Informar a PREMAC S.A.S. que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando se haya presentado una solicitud de rectificación o actualización de la misma, con el fin de que PREMAC S.A.S. incluya en el banco de datos una mención en ese sentido hasta que se haya finalizado dicho trámite.
• Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control en relación con el cumplimiento de las normas.
• Los demás que se deriven de la Constitución o de las Leyes.

DEBERES DE PREMAC S.A.S. EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que es responsabilidad de PREMAC S.A.S. cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

DEBERES DE PREMAC S.A.S. RESPECTO AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 

• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
• Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

DEBERES DE PREMAC S.A.S. RESPECTO DE LA CALIDAD, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

• Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la legislación colombiana.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

OTRAS DISPOSICIONES

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

Para el cumplimiento de la presente Política Interna, se entiende por datos personales sensibles los que afecten de manera directa la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

• Parágrafo 1. PROHIBICIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
• Parágrafo 2. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES. PREMAC S.A.S. para proceder con el tratamiento de Datos Sensibles se compromete a informar a los Titulares de la información lo siguiente:
• Que por tratarse de este tipo de datos, PREMAC S.A.S. no estará obligado a autorizar su Tratamiento;
• PREMAC S.A.S. informará que Datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento de los mismos.

TRATAMIENTO PARA DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Para efectos legales sobre el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes; PREMAC S.A.S. respetará el interés superior de estos y además, asegurará el cumplimiento de los derechos fundamentales que posean.

PREMAC S.A.S. implementará estrategias y/o mecanismos autorizados por las normas, para proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de sus semejantes; además los orientará sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan respecto al Tratamiento indebido de sus datos personales.

SOBRE LA TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Cuando PREMAC S.A.S. requiera enviar o transferir datos a otro(s) país(es), será necesario contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia, salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos.

En este sentido, antes de enviar datos personales a otro(s) país(es), los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES OBTENIDOS ANTES DEL 27 DE JUNIO DE 2013

Según lo establecido por el artículo 2.2.2.25.2.7., del Decreto 1074 de 2015; para el tratamiento de los datos personales recopilados hasta la fecha indicada anteriormente, se tendrá en cuenta lo siguiente:

• Los responsables deberán solicitar la autorización de los titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales del modo previsto en los artículos 5, 6 y 9 de la Ley 1581 de 2012, a través de mecanismos eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento de estos sus políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos.
• Para efectos de lo dispuesto en el punto anterior, se considerarán como mecanismos eficientes de comunicación aquellos que PREMAC S.A.S. usa en el curso ordinario de su interacción con los Titulares registrados en nuestras bases de datos.
• Si los mecanismos citados imponen al responsable una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos; PREMAC S.A.S. podrá implementar mecanismos alternos tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, páginas de Internet, carteles informativos, entre otros, e informar al respecto a la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los cinco (5) días siguientes a su implementación.
• Con el fin de establecer cuándo existe una carga desproporcionada para PREMAC S.A.S.; se tendrá en cuenta su capacidad económica, el número de titulares, la antigüedad de los datos, el ámbito territorial y sectorial de operación y el mecanismo alterno do comunicación a utilizar, de manera que el hecho de solicitar el consentimiento a cada uno de los Titulares implique un costo excesivo y que ello comprometa la estabilidad financiera del responsable, la realización de actividades propias de su negocio o la viabilidad de su presupuesto programado.

A su vez, se considerará que existe una imposibilidad de solicitar a cada titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos cuando PREMAC S.A.S. no cuente con datos de contacto de los titulares, ya sea porque los mismos no obran en sus archivos, registros o bases de datos, o bien, porque estos se encuentran desactualizados, incorrectos, incompletos o inexactos.

Si en el término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la implementación de cualquiera de los mecanismos de comunicación descritos anteriormente, el Titular de los datos personales no ha contactado a PREMAC S.A.S. para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del presente capítulo.

PREMAC S.A.S. y/o sus encargados que obren en su nombre (previa autorización otorgada según los parámetros establecidos en la presente Política Interna y las Leyes); podrán continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la Política Interna para el Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares mediante los mecanismos descritos con anterioridad, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.

En todo caso, PREMAC S.A.S. y/o sus encargados que obren en su nombre (previa autorización otorgada según los parámetros establecidos en la presente Política Interna y las Leyes); deben cumplir con todas las disposiciones aplicables de la Ley 1581 de 2012 y demás normas sobre el Tratamiento de Datos Personales, y así mismo será necesario que la finalidad o finalidades de dicho tratamiento sean iguales, análogas o compatibles con aquella o aquellas para las cuales se recabaron los datos personales inicialmente.

MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA INTERNA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto. Las comunicaciones se enviarán como mínimo, diez (10) antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.

VIGENCIA Y DEROGATORIA SOBRE LA POLÍTICA INTERNA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente Política Interna para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su aprobación y publicación por parte de PREMAC S.A.S. y deroga toda aquella que le sea contraria.